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Bild Weltall

Wie neue Benutzer automatisiert angelegt werden

Unberechenbare Anfragen von Benutzern und ein ständiger Zeitdruck: Das Arbeiten im IT Management erfordert viel Geduld im Alltag.

Regelmäßig stehen IT Admins im Dilemma zwischen proaktiver, vorausschauender Planung und der Reaktion auf unvorhergesehene Herausforderungen. In ihren Händen liegt eine große Verantwortung für den gesamten Betriebsablauf. Im Grunde müssten sie fliegen, um an mehreren Orten gleichzeitig Aufgaben zu erledigen.

Felix Flink, 34 Jahre alt, ist IT Service Specialist beim Filoteig-Hersteller „Fly“ und muss den Kopf schütteln, wenn er das liest. Denn er muss nicht fliegen können, um seine Aufgaben zu meistern. Die Produktion bei „Fly“ läuft erfolgreich und das Unternehmen wächst stetig. Um ihre Aufgaben weiterhin unter Kontrolle zu haben, haben Felix Flink und sein Team rechtzeitig reagiert und ihre Routineaufgaben rationalisiert.

Kurz & knapp

 

Die Herausforderungen von IT-Administratoren wie Felix Flink:

  • Fachkräftemangel in eigener Abteilung
  • Zeitdruck
  • vielfältige Aufgabengebiete
  • ständig wiederkehrende Tasks, insbes. im On- und Offboarding

Die Lösung:

  • Einrichtung von Standard-prozessen für Routineaufgaben
  • Felix Flink zeigt: Automatisiertes Anlegen von Benutzern im AD
  • Integration von ITSM und Endpoint Management durch Automation

Felix Flink, wie lassen sich Routineaufgaben im IT Management rationalisieren?

„Nun, wir stellen laufend neue Kolleginnen und Kollegen bei „Fly“ ein. Leider finden wir dabei nicht viele qualifizierte IT Kolleginnen oder Kollegen, die unser Team unterstützen. Also haben wir unsere gegenwärtigen Prozesse einmal flink unter die Lupe genommen - und siehe da: Schon beim Onboarding neuer Kolleginnen und Kollegen arbeiten wir heute sehr viel effizienter.

Nehmen wir einmal an, eine neue Vertriebskollegin startet in zwei Wochen ihren neuen Job bei „Fly“. Dann muss ich für sie einen neuen Benutzer in unserem Active Directory anlegen, ein neues Notebook bestellen und installieren, sie auf entsprechende Laufwerke berechtigen und ihr ein Home-Laufwerk zuteilen.

Alltagsheld

Also begebe ich mich in unser Webportal und rufe den Service Katalog auf, um einen Request für die Anlage eines neuen Benutzers zu starten. Im Request gebe ich alle Informationen über die neue Mitarbeiterin ein, einschließlich der Angaben zu ihrem Arbeitsort, ihrer Konten und der Arbeitsplatzausstattung, wie z.B. welches Notebook, die Anzahl der Monitore, das Firmen-Smartphone, und so weiter. Sobald alle Daten eingetragen sind, kann ich meine Angaben überprüfen und den gespeicherten Request im Warenkorb flink abschicken.

Wissen Sie was dann passiert? Der Request wird automatisch an unterschiedlichste Abteilungen zur Weiterbearbeitung geschickt. Das Warenwirtschaftssystem prüft die Hardware-Bestellung und leitet sie an den Einkauf weiter. Auf der anderen Seite kümmert sich das Facility Management um das Aufstellen eines Schreibtisches im Vertriebsbüro. Über das Webportal kann ich mir alle Statusinformationen zu den Teilaufgaben, die von anderen Abteilungen durchgeführt werden, anzeigen lassen.

Der Fall

 

Eine neue Mitarbeiterin kommt in das Unternehmen

Nach Aufruf des Servicekataloges über das Webportal und der Erstellung eines Requests „Anlage eines neuen Benutzers“ startet die automatisierte Durchführung von:

  • Benutzeranlage im AD
  • Erstellung E-Mail-Account
  • Einrichtung von Userberechtigungen
  • Installation des Systems mit definiertem Standardclient inkl. eventueller Spezialsoftware
  • Automatisierte Information an alle beteiligten Abteilungen

Fragen Sie uns nach dem Magelan Standardprozess für das Automatisierte Anlegen von Benutzern im Active Directory für Ihr Unternehmen!

Meine Routinetätigkeiten, wie z.B. die Benutzeranlage im Active Directory, das Erstellen eines E-Mail-Accounts, das Einrichten der Userberechtigungen bis hin zum Installieren des neuen Systems mit einem definierten Standard-Client inklusive der benötigten Spezialsoftware werden automatisiert für mich durchgeführt. Nur das Ausliefern des neuen Gerätes an die neue Kollegin funktioniert natürlich noch händisch. Bis dahin kann ich mich aber erst einmal mit anderen Aufgaben beschäftigen.

Sobald alle automatisierten Jobs durchgelaufen sind erscheint der neue Benutzer auch im Active Directory und das neue Notebook ist bereit zur Auslieferung. ✔

Mit einem Klick auf die Eigenschaften des neuen Users im Active Directory kann ich noch einmal überprüfen, ob bspw. die E-Mail-Adresse korrekt ist und ob der Benutzer der richtigen Benutzergruppe „Vertrieb“ zugeordnet wurde. Auch im Home Drive Verzeichnis existiert nun wie bestellt ein dem neuen Benutzer zugeordnetes Home-Laufwerk. Alles automatisch und recht flink, finden Sie nicht? Sobald die neue Kollegin ihre Hardware erhält, kann sie sofort starten.

Übrigens: Falls besagte Vertriebskollegin das Unternehmen verlässt oder die Abteilung wechselt, habe ich sofort den Überblick über ihre aktuellen Berechtigungen. Alle Anpassungen kann ich dann per Klick in Auftrag geben und im Hintergrund laufen lassen.“ Zur Unterstreichung der Geschwindigkeit schnipst Felix Flink mit den Fingern und lächelt verschmitzt.

Die Magie passiert im Hintergrund

Felix Flink ist überzeugt vom Potenzial der Automatisierung. Die entstandene Zeiteinsparung und die Gewissheit über eine saubere Benutzerverwaltung ermöglichen ihm, sich Gedanken über ein optimiertes und integriertes Benutzer-Lifecycle-Management zu machen. Möchten Sie auch von den Automatisierungstasks profitieren, die sich hinter der Prozessrationalisierung von Felix Flink verbergen?

Wir richten für Sie einen Standardprozess zum automatisierten Anlegen von neuen Benutzern im Active Directory ein. Finden Sie jetzt gemeinsam mit Magelan heraus, welches Potenzial Automatisierung für Ihr Unternehmen birgt.